La nómina electrónica en Colombia: ¿Qué es? Y lo que debes saber de ella
Descubre la nómina electrónica en Colombia: una guía general para empresarios, explorando los puntos claves
En los últimos años, la nómina electrónica se ha consolidado como una realidad en Colombia, siendo un procedimiento obligatorio para personas naturales y jurídicas, independientemente del tamaño de la empresa o el número de empleados. Este cambio hacia la nómina electrónica no solo responde a requisitos legales, sino que también marca un hito trascendental que fomenta la adopción de prácticas digitales en los procesos empresariales, con repercusiones significativas en el ámbito fiscal del país.
¿Qué es el documento soporte de pago de nómina electrónica?
La nómina electrónica, denominada en Colombia como el Documento Soporte de Pago de Nómina (DSPNE), es un archivo digital que detalla los pagos efectuados por el empleador a sus empleados. Generado individualmente para cada trabajador, debe cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para su validación, garantizando autenticidad e integridad según las normativas establecidas.
¿Quiénes están obligados a transmitir a la DIAN el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
De acuerdo con el artículo 4 de la resolución 000013 de 2021 expedida por la DIAN, son responsables de transmitir el DSPNE a la DIAN junto con sus notas de ajustes, aquella persona natural o jurídica que tienen relaciones laborales y por ende realizan pagos o abonos por concepto de pago de nomina o por pagos a pensionados a su cargo, y que a su vez sean contribuyentes de impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas - IVA
¿Qué debe contener el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
A la hora de llevar a cabo la realización de la nomina electrónica debemos tener en cuenta que en esta se debe evidenciar aquellos valores por devengados y deducciones derivadas por una relación laboral Conforme con el artículo 5 de la resolución ya mencionada anteriormente, la nómina electrónica debe contener la siguiente información:
- Denominación: debe ser “documento soporte de pago de nómina electrónica”.- Datos del empleador: apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del que emite el DSPNE.
- Datos del empleado: apellidos y nombre(s) y número de identificación del beneficiario de pago.
- Código único: el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Numeración del documento: llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el empleador.
- Valor devengado: contenido y valores por concepto de devengados de nómina.
- Valor deducido: contenido y valores por concepto de deducciones de nómina.
- Valor diferencial: la diferencia entre el valor devengado y el valor deducido.
- Anexo técnico: el contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
- Medio de pago: medio utilizado por el sujeto obligado para la entrega de la contraprestación económica.
- Fecha y hora: fecha y hora en la que se generó
- Firma digital: firma digital del empleador de acuerdo
- con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad
- Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica
- Daos del software: Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
Es importante recordar que las notas de ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica también debe contener una serie de información la cual estará detallada en el articulo 17 de la resolución ya anteriormente mencionada.
¿Cada cuanto debemos trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica?
En cumplimiento con lo estipulado en el artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021, se establece que el documento soporte de pago de nómina electrónica debe ser generado y transmitido en los primeros 10 días del mes subsiguiente al periodo de la nómina pagada.
Es importante destacar que la nómina electrónica debe ser presentada mensualmente, acorde a los días previamente mencionados, sin importar si los pagos realizados por el empleador corresponden a periodos diferentes o son inferiores al plazo establecido.